Кибервече

Всеобщий режим самоизоляции рождает новую реальность. Видеоконференции в качестве средств корпоративной связи начали обгонять телефонные звонки, мессенджеры и привычные аудиосовещания. Мы составили список рекомендаций, которые позволят провести онлайн-встречу с коллегами наиболее эффективно.

1. Подготовьте рабочее место

Понятно, что не у всех есть возможность организовать у себя дома полноценное рабочее место, но постарайтесь хотя бы создать его видимость. Основные составляющие: расположение компьютера, освещение и фон.

Чтобы «стереть» с заднего плана детали быта, расположитесь спиной к стене. Исключив из кадра лишние элементы, демонстрирующие все прелести нерабочей жизни, вы добьётесь более официальной обстановки. Некоторые системы для видеоконференций предлагают функцию размытия фона или замены его на виртуальный.

Поставьте камеру таким образом, чтобы у собеседников создавалось впечатление eye-to-eye контакта. Для этого поставьте ноутбук на уровне вашей макушки (используйте в качестве подставки стопку книг), а затем наклоните экран таким образом, чтобы камера оказалась на уровне глаз.

Что касается света — лучше всего дневной. Важно, чтобы он падал на вас не сзади (то есть не был контровым), а спереди или сбоку — с того вашего бока, который вы считаете более выигрышным. Если видеоконференция проходит вечером, без искусственного света не обойтись. От верхнего освещения лучше отказаться, используйте настольный светильник, расположив его за компьютером и чуть сбоку. Можно пойти дальше и накрыть стол белой скатертью или бумагой. Тогда свет будет рассеиваться и отражаться, добавляя вашим глазам бликов, достойных лучшего сотрудника месяца.

2. Подготовьтесь сами

Представьте, что коллеги придут на деловую встречу к вам домой. Наверняка вы не стали бы встречать их в пижаме, вытянутых трениках и с немытой головой (почему-то именно за право не мыть голову сейчас ревностно бьются бывшие офисные работники). Но в то же время вряд ли бы вы облачились в строгий костюм и кожаные туфли. Одевайтесь для конференции в ту одежду, которая соответствуют формату встречи. В этом случае будет уместен комфортный кэжуал: блейзер, светлая рубашка, кардиган. И помните, что одеваться нужно не только сверху. За время видеозвонков в самоизоляции накопилось много историй о том, как необходимость встать из-за стола обнажала собеседникам исподнее или пляжные шорты, которыми неумело дополнили официальный образ.

Завершите все дела до видеоконференции или отложите их на время после неё. Курить, выпуская изо рта кольца дыма, втихаря надкусывать крекеры, проверять обновления в соцсетях, отвечать на письма, играть с котом, мыть обувь для будущих прогулок летом — приятно, может быть, но во время совещания не очень уместно. Проявите уважение к собеседникам, дайте им понять, что вы отличаете деловую встречу от дружеской болтовни, несмотря на формат происходящего.

Если вы предполагаете, что конференция может затянуться, заранее озаботьтесь температурой в помещении: любите потеплее — положите рядом плед, часто проветриваете — сразу приоткройте окно. Это кажется мелочью, но вы же знаете, что во время совещаний мелочей не бывает. Да, и не забудьте до начала звонка налить себе воды или чаю, чтобы не отвлекаться на это во время конференции.

3. Подготовьте домочадцев

Ещё одна распространённая причина казусов во время видеозвонков. Мелькающие на фоне супруги в нижнем белье (а то и без него!), всплывающие перед монитором или просто истошно кричащие в недрах квартиры дети, тёщи и свекрови, настойчиво и немедленно приглашающие к столу, — это лишь часть историй, которыми делятся люди, перешедшие на удалённый формат работы.

Договориться с домочадцами иногда и впрямь непросто. Вам придётся вооружиться строгим графиком и непоколебимостью. Проговорите со всеми, что ваше местонахождение не меняет требований руководителя (а если вы сами руководитель, то ожиданий подчинённых). Как избавиться от снующих за вашей спиной людей, мы уже подсказали — для этого достаточно самому развернуться спиной к стене. А вот прочих отвлекающих на время совещания можно отправить на прогулку (в пределах допустимого расстояния от дома, разумеется).

Если ваша семья приняла решение ни в коем случае не нарушать режим самоизоляции (и во что бы то ни стало нарушать установленные границы), изолироваться на время совещания придётся вам. В доме есть комнаты с закрывающимися на замок дверями? Вам чертовски повезло! Тем, кому повезло меньше, придётся беседовать с коллегами из ванной комнаты. Дивный новый мир ещё не знал таких самоотверженных специалистов.

4. Подготовьте технику: видео, звук, виртуальный рабочий стол

Удивительно, но не всем очевидно, что во время видеоконференции необходимо включать видео. Не берём в расчёт тех, чья самоизоляция проходит за городом, там просто может быть слабый интернет, и тогда голос будет всё же важнее изображения. Но во всех остальных случаях это необходимо. Во-первых, потому что позволяет разобраться, кто именно сейчас говорит и какие эмоции выражены на лице говорящего. Во-вторых, потому что мотивирует привести себя в порядок, перебраться к столу и настроиться на нужный лад.

Постарайтесь не создавать лишних шумов — они отвлекают. Собеседникам слышно всё: зевание, чихание и кашель, беглая печать на клавиатуре, шуршание бумаги и черкание на ней рядом с микрофоном, уведомления на телефоне, свист ветра и шум машин, если вы сидите с распахнутым окном или выбрались во двор на даче, хруст и жевание, если вы грешите перекусами. Если в конференции участвуют несколько человек, фоны каждого вполне могут слиться в саундтрек к какой-нибудь экспериментальной короткометражке «Беспокойная жизнь». Поэтому правило: выключайте звук, когда говорите не вы.

Допускаем, что совещание может требовать моментального включения в беседу и отключить звук возможности нет, а вам может потребоваться срочно ответить на рабочее письмо или сделать заметки по ходу совещания, да и соседский ремонт вам не подвластен, но чаще всего «шумоизоляция» — лучшее решение.

И кратко о рабочем столе. Если вам предстоит показать коллегам свой экран, закройте лишние вкладки. Смешные видео с щенками, личные фотографии и новая серия любимого сериала могут, конечно, разрядить обстановку, но, скорее, будут отвлекать или тянуть ресурсы вашего компьютера.

5. Соблюдайте этикет

Прежде всего было бы здорово договориться о регламенте видеоконференции: сколько она длится, какая повестка, кто отчитывается, а кто просто задаёт вопросы или слушает. Помните и о субординации. Здесь действуют стандартные правила вашей компании. Если во время совещаний первым всегда выступал руководитель, а затем подчинённые, сохраните тот же порядок.

Если в оффлайн-времена на ваших совещаниях всегда стояла доска для заметок или вы готовили презентации, ищите возможность оставить и их. В этом случае как раз будет уместна трансляция экрана выступающего. В вольной трактовке этикет — это забота друг о друге. Назначьте ответственного за создание краткого резюме совещания в письменном виде, которое после видеоконференции получат все участники. Этот же человек может следить за регламентом и модерировать ход беседы.

Не перебивайте. Во время видеоконференций действительно сложно угадать, хочет ли кто-то и кто именно сейчас высказаться. Довольно непросто разобраться, кто что имеет в виду, когда все говорят одновременно, а если ещё скорость интернета слабая — караул! Но вспомните школьное правило поднятой руки, оно будет как никогда кстати. Договоритесь, что каждый, кому есть что сказать, прежде высказывания ставит руку на локоть и держит до тех пор, пока модератор не даст ему слово. Чтобы не печалиться из-за новых правил, воспринимайте это как игру — сегодня вы примерный ученик, который помогает классу эффективнее провести собрание.