Западно-Уральский банк ОАО «Сбербанк России» и Пермское отделение Фонда социального страхования РФ первыми в России перешли на электронный документооборот

Подписание соглашения между банком и фондом сопровождалось обсуждением преимуществ электронного документооборота. Как оказалось, помимо снижения затрат на обработку и хранение документов, увеличение скорости «оборачиваемости» бумаг, есть и другие, не менее существенные выгоды использования нового сервиса.

Первым о преимуществах виртуального обмена документами высказался председатель Западно-Уральского банка ОАО «Сбербанк России» Кирилл Брель: «До недавнего времени мы получали порядка 6 тыс. документов на бумаге в месяц. С нашей стороны приходилось прикладывать гигантские затраты на их обработку. Теперь мы эту функцию передаём сфере информационных технологий».

По словам банкира, важная особенность новой формы взаимоотношений между банком и фондом в том, что все документы защищаются электронной цифровой подписью. При этом оборачиваемость неподъёмных тонн бумаги упрощается и ускоряется в десятки раз.

Кирилл Брель, председатель Западно-Уральского банка ОАО «Сбербанк России»:

— Мы получаем самые современные решения, которые не только помогают защитить информацию от несанкционированного доступа, но и позволяют гарантировать бесперебойность этого информационного канала и достоверность получаемых данных.

Для наглядности эффективность электронного документооборота в Фонде социального страхования объясняют так: подсчитайте затраты на содержание семи работников и представьте, что те же операции может проводить один человек в течение трёх дней. Может ли это быть серьёзным поводом сменить бумажное платёжное поручение на электронное?

Убытки, которые несёт в себе бумажный оборот документов, связаны не только с затратами на труд наёмных служащих. Некоторые документы банки должны хранить до пяти лет, другие и вовсе «пожизненно», что увеличивает потребность кредитной организации в архивных помещениях, которые нередко измеряются сотнями тысяч квадратных метров. Примечательно, что эти помещения нужно содержать и охранять, что также снижает эффективность работы любой коммерческой структуры.

Руководитель Пермского отделения фонда социального страхования Сергей Багаев шутя признался, что перей­ти на электронный документооборот его вынудила собственная лень: «Когда каждый месяц подписываешь тысячи бумаг, поневоле задумаешься о том, можно ли сделать это в более современном и простом режиме. Оказалось, ещё как можно, и в этом нам очень помог Сбербанк».

Впрочем, в интересе руководителя фонда соцстрахования есть и практические стороны.

Сергей Багаев, руководитель Пермского отделения Фонда социального страхования РФ:

— С 2010 года функции администрирования страховых взносов по всем видам страхования были переданы в соответственные внебюджетные фонды — Фонд социального страхования, Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования. Поэтому сегодня перед нами стоит задача максимально эффективно выстроить этот процесс, электронный документооборот позволяет значительно приблизиться к этой цели.

В цифрах повышение эффективности с внедрением электронного документооборота выглядит внушительно.

Сергей Багаев:

— Мы уже кратно сократили время прохождения платежей с двух-трёх месяцев до двух-трёх дней, в отдельных случаях исполнение наших поручений увеличилось в 2,5 раза, с 28 до 78. Это очень серьёзная цифра. Кроме того, ни для кого не секрет, что бюджет фонда соцстрахования дефицитен. Снизить объём дефицита — серьёзная задача, мы можем этого достичь с помощью документооборота. В конце концов, все понимают, что пополнение доходной части бюджета фонда социального страхования — это гарантия социальной защищённости наших клиентов.

Вслед за официальными признаниями в синергетическом эффекте виртуального документооборота наступил торжественный момент — Сбербанк России и Пермское отделение фонда социального страхования РФ подписали соглашение о переходе на электронный документооборот.

При этом обе стороны признали, что успокаиваться на этом рано.

Кирилл Брель:

— Мы пока находимся только в начале пути, в целях Сбербанка — максимальное внедрение безбумажного документооборота с клиентами и партнёрами.

Сергей Багаев:

— Сбербанк занимает в нашем пакете клиентов долю практически в 50%, но это никоим образом не умаляет потенциал других наших партнёров из банковского сообщества, мы их приглашаем к такому же формату сотрудничества.