УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ – ЭТАПЫ ПУТИ

Мы уже рассказывали (см. «Новый компаньон» №46 от 12 декабря 2006 года) о том, что после анализа возможных решений по оптимизации производственных процессов в компании было принято решение о построении корпоративной системы управления проектами. С тех пор прошло немного времени, но этот проект у нас уже не только инициирован, но и прошел несколько этапов внедрения.

Для понимания проблем в процессах управления предприятия, которые остались после внедрения системы менеджмента качества (СМК) на основе стандарта ISO:9001, мы провели внутренний аудит процессов управления предприятием. Результат нашего аудита: все не решенные вопросы управления лежат в одной области — планирование, контроль и организация работ по тем задачам, которые определяются тремя главными ограничениями — срок, качество, результат. Все это — задачи проектного менеджмента, которые сложно решить в рамках СМК, предназначенной для операционной деятельности.

Понимая необходимость реформирования и оптимизации производственных процессов, мы провели изучение основных стандартов управления проектами и проанализировали возможность построения методологии на нашем предприятии. В результате мы остановились на международном стандарте управления проектами ANSI PMI PMBOK. В сентябре 2006 года в ОАО «Пермдорстрой» был инициирован проект по построению корпоративной системы управления проектами (КСУП).

Основным условием построения новой системы управления мы считаем «эволюционный» подход к изменениям. Нам важно дополнить лучшие практики управления, которые уже внедрены и работают на нашем предприятии, и усовершенствовать методы управления проектами компании. Исходя из всего вышесказанного, мы приняли решение о построении системы управления проектами, которая бы основывалась на корпоративных стандартах менеджмента качества. При этом мы сформулировали пять основных целей проекта по построению КСУП:

1. Создать единый инструмент по управлению проектами компании.

2. Повысить ответственность руководителя проекта за итоговый результат.

3. Снять с руководителей предприятия несвойственные им функции управления.

4. Эффективно распределить ресурсы компании между проектами (объектами строительства).

5. Улучшить взаимодействие с заказчиком на всех этапах проекта.

Учитывая большой интерес к процессам управления проектами со стороны предприятий Пермского края, мы будем рассказывать о ходе реализации проекта. Надеемся, что наш опыт позволит другим легче пройти путь построения корпоративной системы управления проектами, получить действенную систему выполнения проектных работ.

Выполнить цели проекта возможно только разработав и внедрив «живую», рабочую систему управления проектами, необходимость которой понимают все сотрудники компании. Поэтому руководством компании было принято очень важное решение — провести массированное обучение всех сотрудников предприятия методам управления проектами. Было организовано несколько корпоративных курсов, которые дали возможность получить единое понимание процессов управления проектами всеми участниками проектной деятельности компании. Кроме того, было проведено ролевое обучение рабочих групп проектов по различным областям знаний проектного менеджмента.

Мы пришли к еще одному важному ограничению — успешно выполнить построение КСУП может только внешний консультант, имеющий большой опыт в реализации проектов данного уровня в строительной сфере. После изучения предложений со стороны ведущих российских консалтинговых компаний был заключен договор с компанией PM Expert. Договор  включает в себя проведение комплекса мероприятий по построению в ОАО «Пермдорстрой» корпоративной системы управления проектами.

Учитывая сложность построения системы, было решено весь проект разбить на несколько этапов, последовательное выполнение которых позволит получить нам действующую корпоративную систему управления проектами и достичь целей проекта. Разделение всех работ по проекту позволит контролировать ход выполнения, получая по результатам работ каждого этапа осязаемые результаты. 

Одним из важных факторов успеха построения систем управления является поддержка проекта со стороны руководства.

Важно, чтобы проект и результат проекта не стали формальностью. Именно осознание этого стало основным мотивом разделения ролей в проекте по построению методологии управления проектами. Отдельно были определены роли заказчика, лица, которое будет пользоваться результатами проекта, и координатора — лица, имеющего полномочия принятия решений и осуществляющего связь между командой проекта и высшим руководством компании. Это позволит принимать решения по большей части вопросов построения стандарта без эскалирования спорных вопросов на руководство.        

Дмитрий ФЕДОТОВ,
ведущий консультант компании «PM Expert»

По приглашению ОАО «Пермдорстрой» наша компания приняла участие в построении системы управления проектами. По результатам анализа проектной деятельности «Пермдорстрой» можно с уверенностью сказать, что решение о построении полноценной КСУП принято своевременно.

Компания ОАО «Пермдорстрой» прошла большой путь оптимизации собственных бизнес-процессов в ходе создания СМК. Новая система управления уже осознана и применяется в деятельности компании в полном объеме. Это позволяет значительно снизить большое количество рисков проекта построения КСУП, таких как изменение приоритетов, противодействие со стороны сотрудников, непонимание необходимости изменений и т. п.

Построение КСУП действительно необходимо компании. При управлении любой проектно-ориентированной компанией необходимо применять именно методы проектного менеджмента. Это в полной мере относится и к ОАО «Пермдорстрой», практически вся деятельность которого связана с реализацией проектов для внешних заказчиков. Под проектом мы понимаем комплекс усилий, предпринимаемых с целью получения конкретных уникальных результатов в рамках отведенного времени и в пределах утвержденного бюджета.

Строительство автодорог полностью подходит под определение проектной деятельности – есть временные ограничения (срок строительства) и уникальный продукт (любой объект строительства уникален в силу своих физических и технологических характеристик, месторасположения, геологических характеристик). Поэтому построение проектного подхода к управлению объектами строительства в ОАО «Пермдорстрой» — логическое продолжение модернизации системы управления предприятием.

Проект построения КСУП для компании не дань моде или требованиям заказчиков. Это осознанный шаг.

В ходе проведения обследования большая часть существующих недостатков действующих правил реализации проектов была озвучена самими сотрудниками, которые на всех уровнях оценили важность и своевременность действий по построению КСУП. Исполнителям нужно четкое понимание своих функций, членам команды проекта необходимо видение взаимосвязей разных работ, руководителям проекта нужен инструмент, позволяющий в любой момент идентифицировать имеющиеся отклонения и оценить их влияние на любое из ограничений проекта. Наконец, руководство компании для принятия управленческих решений нуждается в актуальной и достоверной информации о ходе реализации всех проектов компании, загрузке и использовании ресурсов компании – финансовых, человеческих, технических. Система управления проектами позволит реализовать потребности всех участников проектной деятельности.