Как установить онлайн-кассу и жить спокойно

Счётчики в домах отправляют данные о потреблении воды и электричества, а машины сообщают о своём местонахождении и расходе топлива. То, что ещё 10 лет назад казалось фантастикой, сегодня стало реальностью. Технологии совершенствуются — устройства «умнеют». Теперь и контрольно-кассовая техника сама передаёт налоговой в электронном виде информацию обо всех расчётах с покупателями в магазинах или кафе. Впрочем, в отличие от других умных гаджетов, обзавестись таким устройством почти все бизнесмены торговой сферы должны. И точка.

В этом году идёт второй этап кассовой реформы. С 1 июля организации и ИП сферы торговли и общепита с наёмными работниками должны были перейти на онлайн-кассы. Изменения затронули почти 1 млн компаний — 18% всего малого и среднего бизнеса в России. Но пока далеко не все подключили кассы. По данным ФНС, сейчас более 2,2 млн розничных точек используют терминалы нового типа. По прогнозу OFD.ru, к концу 2018 будет подключено примерно 2,7 млн онлайн-касс.

Как уральские компании переходят на новый порядок касс, где их покупать, как использовать, какие есть подводные камни — разбираем и показываем на личном примере с Евгением Неустроевым, собственником «Питлэйн Урал».

Компания продаёт автозапчасти для иномарок. До реформы предприятие вообще не было обязано использовать кассовую технику, сейчас новые кассы должны быть во всех торговых точках. Но — обо всём по порядку.

При детальном изучении выяснилось: мало купить сам терминал, его нужно зарегистрировать в налоговой, выбрать оператора фискальных данных (ОФД) и заключить с ним договор, плюс важно сходить к связистам и подключить SIM-карту с интернетом (без неё устройство не сможет отправлять данные).

Можно обращаться к нескольким поставщикам, но удобнее онлайн-касса «под ключ». Идём за консультацией в ближайший салон связи.

От телеком-экспертов узнаём, что предлагают в комплекте: онлайн-касса, фискальный накопитель, оплаченные услуги по передаче фискальных данных в налоговую от оператора OFD.ru, а также SIM-карта со специальным тарифом для касс. 

Всё это можно купить в одном месте.

В салоне «Мегафона» менеджер по работе с корпоративными клиентами Александр объяснил: так получается выгоднее, чем закупаться у нескольких поставщиков, экономия — до 20% бюджета. 

Цена такого комплекта — от 14 990 до 25 990 руб.

Далее решаем, какой фискальный накопитель выбрать. Всё зависит от налогового режима и вида бизнеса. Для сезонной работы — на 13 или 15 месяцев, для постоянной — на 36 месяцев. Мы выбрали последний.

Консультант в салоне также рассказала: за первые месяцы, когда вступил в силу новый закон, спрос на интернет для контрольно-кассовой техники вырос в 4 раза. Сейчас есть решение «под ключ» — заказать умную кассу можно даже не выходя из офиса, например в интернет-магазине «Мегафона». Если сразу не будет в наличии — доставят из Москвы.

Касса выбрана, комплекты на руках. 

Дальше идём в офис и регистрируемся на сайте OFD.RU. Чтобы работать с ОФД, нужно завести личный кабинет ОФД, подключить саму онлайн-кассу и зарегистрировать её в налоговой.

Всё будет проще, если есть квалифицированная электронная подпись. Без неё же придётся оформлять документы и нести их налоговикам. У Евгения она есть, поэтому в онлайне это заняло 15 минут. Далее всё по инструкции — из купленного комплекта.

В личном кабинете на сайте ОФД нужно обязательно внести номер, который получили в отчёте по регистрации на кассе. После этого она готова к работе.

«Регистрация касс в ФНС прошла просто, к тому же налоговая консультирует по подключению — это займёт не более одного часа, — говорит владелец «Питлэйн Урал». — Дополнительная настройка также потребовала немного времени, но всё оказалось предельно понятно».

Докупать по отдельности какое-то оборудование не нужно, касса легко интегрируется с 1С или терминалом для оплаты банковскими картами. Чтобы просматривать все отчёты в личном кабинете, можно сразу подключить аппарат к компьютеру и к телефону.

«Кассы больше похожи на смартфон, а функционал достаточно широкий. У более дешёвых касс старого образца подобных функций нет, поэтому те, кто решат сэкономить, всё равно будут вынуждены поменять их», — говорит Евгений Неустроев.

И действительно, раньше информация о каждой покупке фиксировалась на электронной ленте и хранилась у предпринимателей. Раз в год приходилось вынимать её из кассы и везти в налоговую. Нужно было заполнять журнал кассира и другие бумажные отчёты. Теперь данные о покупках фиксирует фискальный накопитель и сразу отправляет по интернету оператору фискальных данных, а тот обрабатывает информацию и передаёт в налоговую. Как только кассир пробивает чек, информация из него уходит в ФНС по интернету.

Впрочем, в торговле автозапчастями свои нюансы. «Различных деталей — миллионы, многие продаются под заказ, поэтому забить их в базу касс, как продукты питания, просто невозможно, — рассказывает Евгений.

— Конечно, ФНС хочет, чтобы все предприниматели быстрее установили онлайн-кассы. Но пока налоговая даёт время, чтобы завершить их покупку и настройку. Думаю, скоро начнутся тотальные проверки с санкциями. Но нас этот вопрос уже не беспокоит», — резюмирует Евгений Неустроев.

Пока некоторые предприниматели могут работать без онлайн-касс — до 1 июля 2019 года. Есть ли отсрочка, зависит, например, от вида деятельности, на какой системе налогообложения они работают, нанимают ли сотрудников. Но ФНС подчёркивает: затягивать с покупкой кассы не стоит, возврата к старым правилам уже точно не будет. Подробнее об условиях можно узнать здесь